D’après une étude récemment publiée par Sharp, les employés des PME françaises passeraient environ 25 heures par mois en réunion. Des réunions que ces derniers trouvent plutôt inefficaces, estimant à 85% être plus productifs à leur bureau. Cette tendance à la réunionite aiguë représenterait une perte d’environ 3 300 € par an et par employé pour les PME. Alors comment rendre une réunion vraiment efficace ? Voici nos 5 conseils !
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Partagez en amont le sujet de la réunion
Pour qu’une réunion soit efficace et ne traîne pas terriblement en longueur, il est important de permettre aux participants de venir parfaitement préparés. 30% des interrogés lors de l’étude regrettent le manque de partage d’information au préalable. N’hésitez donc pas à envoyer un mail quelques jours avant la réunion avec un ordre du jour.
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Organisez des réunions avec les bonnes personnes
Combien de fois vous êtes-vous posé la question « mais qu’est-ce que je fais là ?» pendant une réunion ? Il n’y a rien de plus frustrant et contre-productif que de perdre du temps à écouter ses collaborateurs débattre sur un sujet qui ne concerne pas votre domaine de compétence. C’est pourquoi il est essentiel de bien choisir les participants en s’assurant qu’ils ont bien quelque chose à apporter à la conversation. Cela permettra également de ne pas réunir un trop grand nombre de personnes, ce qui semble agacer 26% des interrogés.
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Rendez votre réunion plus vivante
Jugées trop formelles par 71% des français, les réunions ont souvent la même structure et ce, quel que soit le sujet abordé. Pour éviter d’avoir à chaque réunion une impression de déjà-vu, variez les formats de présentation et osez troquer vos bons vieux Power Point contre des vidéos ou des activités de groupes. Pourquoi ne pas ajouter également une partie brainstorming histoire de rythmer un peu les choses ?
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Choisissez bien votre lieu
66% des participants disent regretter que certaines réunions se déroulent dans des salles inadéquates, alors veillez à bien choisir votre lieu de réunion, quitte à penser un peu « out of the box » et à inviter vos collaborateurs à échanger hors des salles de conférences classiques (la cantine de votre entreprise, un restaurant que vous connaissez bien, un lieu de coworking, ou même en marchant…). Vous verrez, la créativité de chacun n’en sera que décuplée !
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Ne dépassez pas 1h de réunion
Selon un sondage Ifop, 1 salarié sur 8 décrocherait avant 1h de réunion, alors veillez à ne jamais dépasser cette limite cruciale sous peine de perdre tous vos collaborateurs. À vos minuteurs !
