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6 astuces pour bien vous organiser au boulot

Collègue un peu trop bavard, boîte mail en perdition, bureau au bord de l’implosion… REAGISSEZ ! Voici 6 astuces pratiques pour devenir une reine de l’organisation tirées de l’ouvrage Ma vie au boulot, 75 idées pour s’y sentir bien de Molly Erman (éditions Au fil de soi).

  1. Personnalisez votre espace

Pour être efficace et organisée au boulot, commençons par le commencement : vous sentir bien sur votre lieu de travail. Si vous êtes dans une entreprise qui offre la possibilité de personnaliser votre bureau, foncez ! Et si vous travaillez depuis votre domicile, il est encore plus important de vous créer votre univers de travail afin de couper psychologiquement avec les tâches quotidiennes de la maison.

>Décorez les murs avec des posters, cartes ou photos (bien sûr, on évite les clichés de vos dernières vacances à Copacabana).

>Mettez-y un peu de vert en succombant pour une succulente ou un cactus, deux plantes rustiques qui ne souffriront pas trop de votre absence quand vous filerez vers d’autres contrées.

>Installez une lampe de bureau sympathique pour venir compenser la lumière blafarde des plafonniers.

>Si vous le pouvez, aménagez-vous une petite bibliothèque avec vos livres favoris, tant professionnels que personnels, et ajoutez-y quelques objets que vous appréciez afin de pouvoir vous y référer en cas de montée de stress (technique de l’ancrage).

  1. Rangez votre bureau

Maintenant que votre bureau est à votre image, faites-en sorte qu’il ne se transforme pas en capharnaüm. Un bureau sain pour un esprit sain !  Ranger votre bureau vous permettra de mettre de l’ordre dans vos idées.

>Videz votre poubelle. Elémentaire mes chères, mais toutes les freelance qui parcourront ce papier se sentiront concernées.

>A la fin de la journée, jetez sans ménagement (ou classez) tout ce dont vous n’aurez pas besoin le lendemain. Ce rituel de nettoyage du soir mettra un point final satisfaisant à votre journée et vous permettra de redémarrer le lendemain de façon plus productive.

  1. Rangez votre boîte mail

Nous arrivons sans doute à l’un des points les plus importants en matière d’organisation : votre boîte email, le centre névralgique de toutes vos opérations. Voir les mails non lus s’accumuler est une vraie source d’angoisse, mais peut aussi vous mener à faire des erreurs. Dans certains métiers, le backup est d’ailleurs essentiel et la boîte mail doit donc être rigoureusement organisée. Le but est donc de hiérarchiser les tâches et de classer les mails afin d’avoir une boîte davantage sous contrôle.

TRAITEZ LES PROBLÈMES EXISTANTS

>Supprimez les vieux mails des projets terminés (merci pour la planète !)

>Désabonnez-vous de toutes les newsletters inutiles (pensez à des outils comme Cleanfox)

>Créez des dossiers pour ranger les mails, et classez-les

GÉREZ LES MAILS ENTRANTS COMME UNE PRO

>Supprimez les newsletters et les mails non urgents dès que vous les avez lus

>Evitez de démarrer un nouveau fil de discussion s’il en existe déjà un sur le sujet. Quand une question a été résolue, supprimez toute la discussion qui la concerne

>Une fois les mails prioritaires bien rangés dans leurs dossiers, prévoyez un nettoyage quotidien de votre boîte de réception pour qu’elle reste en ordre. 

  1. Hiérarchisez vos tâches quotidiennes

Lorsque vous débarquez au bureau le lundi matin, plutôt que de débriefer votre week-end pendant une pause café interminable, établissez vos must do pour la semaine à venir.

>Commencez par la liste des tâches à faire et le nombre REALISTE d’heures que vous devrez leur consacrer.

>Concentrez-vous sur les projets les plus urgents et les plus longs en priorité, et attribuez-leur à chacun une plage horaire.

>C’est une question assez personnelle mais réservez les tâches les plus ardues intellectuellement au moment où le bureau est le plus calme et votre cerveau est le plus reposé (souvent tôt le matin, mais certains préfèrent travailler le soir).

>En planifiant de la sorte votre travail comme s’il s’agissait de rendez-vous, vous libérez votre esprit et cessez de multiplier les tâches sur un même laps de temps, ce qui est généralement le comble de l’inefficacité.

  1. Ne délaissez pas les petites tâches

S’il est essentiel de traiter en priorité les urgences, faites en sorte de ne pas trop laisser s’accumuler les tâches ou les projets qui semblent secondaires. A la longue, ces petites choses vont elles-aussi finir par se transformer en urgence. Alors lorsque vous avez un peu de temps devant vous, plutôt que de procrastiner, attelez-vous à cette compta qui vous rebique. Notes de frais, réservation d’hôtels, commande de fournitures… vous ne pourrez pas y échapper !

  1. Combattez les distractions

Collègue bavard, mails perso, coups de téléphone… les distractions sont nombreuses au bureau, sans compter le fond sonore ambiant qui n’est pas toujours propice à la concentration. Pour travailler efficacement, optez sur une organisation optimale pour réduire votre exposition.

>Fixez-vous un objectif atteignable pour la matinée ou la journée (finir un dossier, fixer l’ordre du jour d’une réunion…), et ne vous en détournez pas tant que vous n’avez pas terminé. Et ce, même si votre ex vient de poster une instastories.

>Mettez votre téléphone sur silencieux ou même en mode avion si vous ne voulez pas du tout être dérangée. La même chose est possible avec les emails.

>N’hésitez pas à miser sur un casque anti-bruits.

>Tout en restant amicale avec votre collègue Françoise, dîtes-lui avec fermeté que vous serez ravie d’écouter le récit de sa soirée d’anniversaire une prochaine fois. (Ou jamais).

>Si vous voyez que votre esprit s’échappe, prenez une pause de 5 minutes, allez boire un verre d’eau (d’ailleurs, il est essentiel de se lever au moins une fois par heure pour ménager votre pauvre dos), puis revenez plus concentrée que jamais.

@Paojdo

 

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