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10 tips d’entrepreneures pour gagner du temps

08.05.2019

Etre organisée pour ne pas se laisser déborder et être plus sereine. Telle est le mantra de toute entrepreneure qui veut mener de front vie pro et vie perso. Suivez les tips de gestion du temps que les femmes pratiquent au quotidien.

#Instaurer une routine journalière

Pour optimiser son temps, Barbara Liétar, directrice associée de la Pantoufle à Pépère, qui jongle entre son entreprise et 4 ados à la maison, est très organisée et suit pratiquement toujours le même planning. « Comme je suis plus efficace et créative le matin, je fais toujours ce qui est lié à la communication et la création en ne consacrant que quelques minutes aux réseaux sociaux car c’est vite chronophage. Ce qui est lié à la compta, aux commandes fournisseurs et à la boutique, je le fais l’après-midi et finis ce que je n’ai pas eu le temps de terminer le matin. » Charlotte Journo-Baur, CEO de Wishibam, a elle aussi instauré une routine, dès le lever : elle commence par checker les chiffres de la veille et lit les articles de sa veille médiatique via des alertes Google. Candy Dolay, qui tient le food truck l’Effet Gourmet à Wasquehal dans le Nord, consulte quant à elle rapidement ses mails en buvant son café. Pas question pour autant d’y répondre.

#Planifier

Structurez vos journées en déterminant les priorités. Rien de tel pour gagner en sérénité et donc en liberté. Anticipez au maximum les RV et les aléas de votre organisation tout en vous laissant quelques « temps morts » pour pouvoir gérer les imprévus. Barbara Liétar a un agenda papier où elle note ses RV et planifie sa semaine. « Dès lors que tout est écrit aux différentes plages horaires, je respire car je sais que je vais y arriver. Si je ne le fais pas, je me sens vite submergée. »

# Visualiser le travail à faire avec des to do list

Faites des listes avec les tâches indispensables et urgentes à faire dans la journée. Une sorte de promesse que vous vous faites à vous-même et que vous vous engagez à tenir. Charlotte Journo-Baur planifie le soir sa journée du lendemain avec 5 objectifs au maximum. Idem le week-end où elle prévoit sa semaine à venir. De son côté Pauline Lahary, fondatrice et dirigeante de Mycvfactory et jeune maman depuis 10 mois, écrit toujours sa to do list pour la semaine. « Chaque jour je réattribue un peu des tâches du jour en allant piocher parmi mes taches de la semaine. » Cela lui permet de visualiser en détail sa journée et le travail à faire. « Je sais ainsi que le matin, j’ai tel et tel projet et l’après-midi un autre. »

#Faire le point

Prévoyez régulièrement d’ajuster votre emploi du temps. Une fois rentrée chez elle, Candy Dolay fait le point sur ce qui n’a pas été fait et se fait un petit mémo pour le lendemain. « Cela me permet de me libérer l’esprit et de profiter pleinement de mes moments en famille ». Et pour « célébrer des petites victoires chaque semaine et voir l’avancement des projets », Pauline Lahary visualise également les objectifs de la semaine. Charlotte Journo-Baur voit encore plus loin et note une fois par an ses objectifs personnels et professionnels. « Tous les trois mois, je regarde où j’en suis. Je note aussi mes forces et mes faiblesses et les éléments à mettre en place pour arriver à atteindre mes objectifs. Les journées, les semaines, tout va très vite, et on peut facilement être dépassée sans s’en rendre compte. Ce temps du bilan est important. »

#Réduire le nombre de décisions

Pour se libérer de l’espace mental, mieux vaut limiter les prises de décision inutiles. C’est ce qu’a mis en place Charlotte Journo-Baur qui s’astreint à des règles plutôt strictes : « Je commande presque toujours la même chose au restaurant. Quand à mes affaires personnelles, je ne change pas de sac ou très rarement et m’habille toujours globalement de la même façon en fonction de mon emploi du temps. Par exemple, si je donne une conférence, je vais mettre une robe colorée rouge, rose ou orange : j’en ai 10 et j’alterne. Grâce à ça, je gagne beaucoup de temps dans une journée déjà bien remplie ! »

#Utiliser les outils technologiques

Pour l’aider au quotidien à structurer ses projets et à avoir une vue d’ensemble, Aurélie Giraud, CEO de Louerunmanager, utilise les solutions de mindmapping comme Mindjet. Pauline Lahary, elle, organise son calendrier sur Calendly et échange avec ses collaborateurs via Slack. Et pour ne pas perdre de temps sur les réseaux sociaux et poster rapidement tous ses posts en même temps, elle utilise Hootsuite. Chez Wishibam, Charlotte Journo-Baur a automatisé un certain nombre de tâches. Son appli favorite ? Boomerang. « Cela me permet de ne rien oublier en programmant des rappels automatiques ». Avec la team de développeurs, elle utilise Jira, et pour les suivis de projets en mode agile avec sa team opérationnelle, Trello. « Cela nous permet de garder en mémoire tous les éléments demandés et d’avoir une vue d’ensemble sur l’avancée des uns et des autres. »

#Eviter les réunions

Ne succombez pas à la réunionite aigüe : les réunions constituent de sérieuses entraves à la productivité et sont très vite chronophages. Si vous le pouvez, évitez-les. Ou alors, cantonnez-vous à des stand-up meetings de 10 à 15 minutes pour faire le point. Savoir dire non est essentiel. Charlotte Journo-Baur le confirme : « Je me limite à deux réunions par semaine pour revoir les to do et les débloquer si besoin. Ce sont aussi des réunions de validation. Bien sûr, chacun sait que s’il a besoin de me solliciter, je suis toujours disponible. Mais si on dit oui à tout, on passe sa vie en réunion » constate-t-elle.

#Déconnecter

On est souvent obsédée par l’inbox zéro. Or les emails pompent une bonne partie de notre temps. Le tip de Pauline Lahary, c’est de ne pas répondre au téléphone et de couper ses emails quand elle est sur un projet. « Il est essentiel de ne pas se laisser déranger en plein milieu d’une activité. Il faut savoir se mettre dans sa bulle ». Et donc s’offrir des plages de déconnexion. L’entrepreneure a ainsi mis en place une limite de temps d’1h30 d’utilisation sur l’i-phone avec interdiction de l’utiliser de 20h à 7h. De son côté, Charlotte Journo-Baur a tout bonnement coupé toute notification sur son téléphone. « Et pendant 1 à 2h chaque jour, je bloque mes e-mails pour me concentrer sur les sujets que je dois délivrer ». De son côté, Barbara Liétar ne lit et ne répond à ses mails que 2 fois dans la journée : « Le matin quand j’arrive au bureau et au retour de déjeuner. Et je m’y tiens. Sinon j’y passe trop de temps et ça pollue ma concentration ». Et bien-sûr, elle dispose de réponses toutes faites pour les multiples sollicitations qu’elle reçoit et laisse son assistant filtrer les appels téléphoniques. « Il me les passe sur les mêmes créneaux horaires que ceux que j’accorde à mes mails ».

#Relâcher

Candy Dolay démarre sa journée en allant au travail à pied. « J’ai 15 min de marche, ça me permet de me sentir moins sédentaire et surtout de réfléchir au déroulement de ma journée et à l’ordre des priorités ». Même chose en fin de journée, où l’entrepreneure rentre chez elle à pied et en profite pour noter mentalement ce qui s’est bien passé. Pauline Lahary coupe sa journée vers 17h pour aller chercher son fils chez sa nounou. A partir de là, elle est 100% avec lui, jusqu’à son coucher à 19h. Idem le week-end, que la jeune femme réserve aux moments familiaux. Une fois son fils couché, elle se remet un peu au travail et range son bureau. « Le côté visuel de mon bureau propre m’aide à me sentir bien. » Autre moyen de relâcher la pression, juste avant de se coucher, elle fait 10 minutes de méditation avec Petit Bambou. « ça me détend et m’aide à m’évader. »

#Inscrire ses séances de sport dans son agenda

Aménagez-vous des plages horaires pour faire du sport. Pauline Lahary a mis en place une petite routine simple mais efficace, notamment pour éviter les TMS : « Lors de mes rendez-vous téléphoniques, je me mets debout et je marche pour délasser mes jambes ». Et trois fois dans la semaine, sur la pause dej, elle fait du sport. « Chaque séance est inscrite sur mon agenda. Cela m’oblige à y aller et à ne jamais être bookée pendant ces moments là. » Charlotte Journo-Baur prend elle aussi du temps pour faire du cycling (binking indoor) ou du bootcamp (sessions mixant cardio running et renforcement musculaire) : « des sports qui permettent de bien se défouler ! J’en fais au moins deux fois par semaine. Cela me permet de déconnecter et d’être bien dans mon corps. »

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