Organisation, mise en place des échanges, efficacité, synthèse… Bien animer une réunion, et donner envie à vos collaborateurs de participer à la prochaine, cela ne s’improvise pas. Claire Roy, consultante expert en efficacité professionnelle pour CSP, nous indique la marche à suivre*.
Conseil n°1 : Assurez-vous que votre réunion est bien utile !
Les réunions sont souvent perçues comme une perte de temps. Commencez donc par vous demander si les objectifs de cette réunion nécessitent la présence des individus (débat sur un sujet sensible, besoin de créer une synergie entre les participants, suivi d’un projet…), ou s’il s’agit simplement d’une information qui peut être transmise par un autre canal.
Conseil n°2 : Réfléchissez à qui vous invitez, et pourquoi
Avant de convier les différents participants, réfléchissez à ce qu’ils vont apporter à la réunion, et la motivation qu’ils vont avoir à y participer. Les invitez-vous pour leur expertise, compétence, leur pouvoir de décision, ou d’information ? La personne est-elle liée au projet ?
Conseil n°3 : Préparez soigneusement la réunion
Une réunion mal préparée ne permet généralement pas d’avancer correctement. Votre rôle en tant qu’animateur est de motiver les participants à bien préparer leurs interventions. Envoyez l’ordre du jour, relancez éventuellement un intervenant clef, assurez-vous que le décideur sera bien présent (vous pouvez moduler l’ordre du jour en fonction de son horaire d’arrivée), démarrez à l’heure et respectez l’ordre du jour. Cela donnera davantage envie aux autres de revenir aux réunions que vous animez.
Conseil n°4 : Donnez un rôle à chacun
Donnez un rôle précis à chacun.
- Il y a bien sûr vous, l’animateur (qui n’êtes pas nécessairement le commanditaire de la réunion). Si vous devez aussi faire une intervention pendant la réunion, il est possible de prendre un animateur relai.
- Pensez aussi au gardien du temps, chargé de veiller au respect des horaires.
- Demandez à une personne d’être le rapporteur de la réunion, et de prendre des notes pendant les échanges. Cette fonction peut être attribuée en début de réunion
- Enfin, choisissez vos différents contributeurs. Certains vont être là pour donner de l’information, d’autres pour faire émerger les difficultés (les poils à gratter), ou au contraire jouer le rôle de facilitateur (en reformulant par exemple de façon pédagogique).
Conseil n°5 : Faites les présentations
Pour réussir votre début de réunion, pensez déjà à bien accueillir les participants. Cela commence par les recevoir dans un cadre adéquat, avoir le bon matériel, éteindre les portables. Ensuite, présentez chacun des participants si ces derniers ne se connaissent pas. Ce tour de table est encore plus important s’il s’agit d’une réunion visant à créer une cohésion d’équipe. Puis présentez les objectifs de chaque thème et rappelez le temps accordé par sujet.
Conseil n°6 : Donnez de la vie à votre réunion
Il est important que les intervenants aient une technique minimum de prise de parole en public (une formation peut donc être nécessaire). Votre rôle en tant qu’animateur peut aussi être de vérifier en amont les interventions de chacun. Cela vous permettra d’éviter les Power Point sans fin ou les vidéos trop longues ! L’animateur se doit aussi de recadrer un intervenant qui ne serait plus dans l’ordre du jour. Si au contraire, il s’agit d’être créatif, vous pouvez organiser des travaux en groupe de deux, ou encore distribuer des post-its pour que chacun s’exprime.
Conseil n°7 : Favorisez les échanges
N’oubliez jamais que la façon d’être de l’animateur influence grandement les participants. Il se doit de créer de la confiance dans les échanges. Ensuite, il existe différentes techniques pour permettre d’instaurer un dialogue fécond. Vous pouvez par exemple utiliser le bâton de parole pour que chacun s’exprime à tour de rôle. Si dans l’assemblée, certains n’osent pas prendre la parole, constituez des groupes de travail qui devront restituer le fruit de leur réflexion aux autres, et mettez les plus timides ensemble.
Conseil n°8 : Boostez la créativité des participants
Pour que les gens soient créatifs, ils ne doivent pas travailler avec le même cerveau que lorsqu’ils sont analytiques ou critiques. Laissez les gens se lever, écrire, dessiner. L’environnement doit être flexible pour que les idées fusent. Ces moments de créativité ne doivent pas non plus être conduits sur des périodes trop longues car ils sont épuisants. Revenez ensuite à un mode analytique.
Conseil n°9 : Sachez gérer les conflits
L’animateur peut parfois être surpris par quelqu’un qui est lui-même débordé par son état émotionnel. Votre rôle est alors de reprendre ce qui a été dit en mettant bien en avant qu’il s’agit d’un point de vue, et pas une question de personne. L’animateur doit aussi être capable de dire que le groupe a décidé par délégation, et que 2 ou 3 experts sont là pour trancher sur la base de critères objectifs.
Conseil n°10 : Sachez conclure
Toute réunion doit être conclue. Après avoir fait la synthèse des échanges, il est aussi possible de faire un petit retour sur la forme de la réunion, et pas uniquement le contenu. Quels ont été les points positifs de la réunion ? A quoi faudra-t-il être vigilant la prochaine fois ? Il est aussi possible de demander aux gens de s’auto-évaluer. Enfin, n’oubliez pas de donner une échéance dans la réalisation des objectifs, et de réaliser un compte-rendu dans les 48H.
*Claire Roy est auteure de l’ouvrage Les 5 clés pour animer ses réunions professionnelles publié aux Éditions Dunod
@Paojdo
